Stichting voor Gespecialiseerd Jeugd- en Volwassenen Werk, hierna genoemd als het G.J.V.W. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een fysieke inschrijfformulier. Deze formulieren worden door de penningmeester bewaard en heeft alleen inzicht in deze gegevens. Zodra deelname aan onze activiteiten effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd.
Deze gegevens zijn inzichtelijk voor de activiteitenleider van de betreffende activiteit en bestuursleden.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Het G.J.V.W. hecht veel waarde aan een veilige omgeving tijdens de activiteiten. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere tijden, zoals een meerdaags evenement of vakantie, noodzakelijk dat de (bege)leiding beschikt over informatie over de gezondheid van de deelnemer. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per evenement hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende activiteit. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren maakt het G.J.V.W. gebruik van een off-line boekhoudprogramma. Alleen de penningmeesters van de stichting hebben toegang tot dit systeem en inzicht in de financiële gegevens.
Bewaartermijnen
Het G.J.V.W. verwerkt en bewaart de persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Financiële gegevens worden daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar bewaard.
Contactlijsten
Iedere activiteit heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders of verzorgers. In geval van nood kan de begeleiding ouders of verzorgers van de leden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende activiteit en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Beeldmateriaal
Het G.J.V.W. maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van onze stichting en als herinnering. Bij registratie voor onze activiteiten wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en het gebruik van beeldmateriaal van de betreffende deelnemer. Deze toestemming is altijd in te trekken, u kunt dit kenbaar maken door een email te sturen naar secretariaat of kijk hier voor meer informatie.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Cookies
Onze website gebruikt cookies van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De verkregen informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie, als ook het specifieke privacy beleid van Google Analytics. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een deelnemer een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert het G.J.V.W. binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat.
Wijziging van het privacy beleid
Het G.J.V.W. past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. Bij belangrijke wijzigingen zal het G.J.V.W. dit via de website communiceren.